MyITS Student Affairs

Reformer: Hadziq Fabroyir, S.Kom., Ph.D; Departemen Teknik Informatika; Institut Teknologi Sepuluh November; Pelatihan Dasar CPNS Angkatan III Kemendikbud; Puslatbang KMP; Feb – April 2020

 

ITS memiliki beberapa sistem informasi dan manajemen (SIM) yang berkaitan dengan proses bisnis di Direktorat Kemahasiswaan. Diantara sistem informasi dan manajemen tersebut adalah SIM Mentoring, SIM Beasiswa, SIM Satuan Kredit Ekstrakurikuler Mahasiswa (SKEM), SIM Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI), SIM Kewirausahaan, SIM Ormawa, SIM Belmawa, dan SIM Prestasi. Masing-masing dari SIM ini mengolah input data secara mandiri, sehingga banyak sekali terjadi redundansi proses atau pun duplikasi data.

Data yang dimiliki oleh masing-masing SIM ini pun tidak bisa dimanfaatkan untuk keperluan di luar SIM. Sebagai contoh, dalam penyelenggaraan seleksi mahasiswa berprestasi, ITS selalu meminta para kandidat untuk menyetorkan bukti fisik aktivitas dan prestasinya (dalam bentuk sertifikat). Padahal data tersebut telah terekam di SIM Ormawa, SIM Prestasi, dan SIM SKEM. Harusnya, penyelenggaraan seleksi mahasiswa berprestasi tidak memerlukan seleksi administrasi dokumen fisik lagi. Sebagai gantinya, data aktivitas dan prestasi mahasiswa bisa didapat langsung dari SIM yang telah ada. Berangkat dari isu di atas, penulis menggagas sebuah ide untuk membuat prototipe SIM yang mengintegrasikan seluruh SIM di atas.

SIM ini selanjutnya akan disebut sebagai MyITS Student Affairs. SIM ini akan menjadi SIM satu pintu untuk urusan kemahasiswaan: bagi para mahasiswa untuk menginputkan data diri berikut portofolionya (prestasi, kegiatan kemahasiswaan, dan sebagainya); bagi civitas academia ITS untuk memanfaatkan data kemahasiswaan untuk berbagai macam keperluan.

Apabila MyITS Student Affairs ini berhasil diselesaikan, maka efektivitas dan efisiensi proses bisnis di Direktorat Kemahasiswaan akan meningkat. Sebagai hasilnya, ITS sebagai organisasi yang memayungi akan dapat merasakan manfaat peningkatan produktivitas dan mutu layanannya pula. Disamping itu, MyITS Student Affairs akan mengizinkan para mahasiswa untuk mendapatkan curriculum vitae profesional yang dibuat secara otomatis oleh sistem. Kemudahan dan kebaikan pelayanan ini pada akhirnya akan membuat para mahasiswa sebagai stakeholder utama merasakan manfaat yang besar serta kebanggaan yang luar biasa pada almamaternya.

Bagikan Artikel ini